Accord de traitement des données

Le Client est responsable du traitement ; PLANOHM est sous-traitant des données de l'espace. L'accord entre en vigueur lorsqu'il est incorporé au contrat. Les traitements propres à PLANOHM relèvent de sa politique de confidentialité.

PLANOHM agit uniquement sur instruction documentée, transferts compris, sauf obligation légale dont le Client est informé si la loi le permet. Une instruction paraissant contraire au RGPD est signalée immédiatement ; le traitement concerné est suspendu jusqu'à clarification.

Objet : espace d'aide aux réponses aux marchés et fonctions activées. Nature : collecte, hébergement, classement, consultation, analyse, génération, transmission autorisée, export et suppression. Finalité : organiser et préparer les réponses du Client.

Personnes : utilisateurs, collaborateurs, représentants des acheteurs, clients et partenaires mentionnés licitement. Données : identité et coordonnées professionnelles, fonctions, références, pièces et journaux de travail. Catégories sensibles exclues sauf cadre spécifique.

L'annexe précise les catégories exactes, volumes, fonctionnalités, instructions et durée, incluant la restitution et la suppression.

PLANOHM limite les accès aux personnes habilitées soumises à confidentialité et applique des mesures adaptées au risque selon l'article 32 du RGPD. L'annexe décrit les mesures effectives : accès, séparation des espaces, chiffrement, journaux, sauvegardes, restauration et incidents.

Le Client gère ses habilitations, minimise les données et protège ses terminaux. Une évolution technique ne doit pas réduire les garanties convenues. Aucune certification inexistante ne peut être déduite de cet accord.

Les sous-traitants autorisés sont identifiés dans l'annexe. En cas d'autorisation générale, tout ajout ou remplacement est annoncé au moins trente jours avant activation, sauf urgence de sécurité justifiée. Le Client peut formuler dans ce délai une objection motivée liée aux données ; les parties recherchent une solution avant le traitement concerné.

PLANOHM encadre contractuellement les prestataires qui traitent les données de l'espace et veille à leur appliquer les garanties de protection requises. Sa responsabilité envers le Client est celle prévue par l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui régit le recours aux sous-traitants.

Les transferts hors EEE nécessitent un mécanisme valide et les mesures complémentaires requises. L'annexe identifie pays, destinataires, garanties et évaluations pertinentes.

PLANOHM transmet sans délai les demandes des personnes concernant les données du Client, sans réponse de fond sans instruction sauf obligation légale. Il assiste le Client pour les droits, la sécurité, les analyses d'impact et consultations préalables, selon le traitement et les informations disponibles.

Les frais éventuels d'une assistance exceptionnelle sont convenus au contrat et ne peuvent neutraliser une obligation légale.

PLANOHM notifie une violation de données au Client sans délai injustifié après en avoir connaissance. Il communique progressivement la nature, les catégories et nombres approximatifs concernés, conséquences probables, mesures et contact de suivi.

Il documente et coopère à la résolution. Le Client apprécie ses obligations envers l'autorité et les personnes, sans transfert automatique des responsabilités de PLANOHM.

Au choix du Client, les données sont restituées ou supprimées à la fin du service, copies comprises, sauf conservation légale. L'annexe précise format d'export, délais, sauvegardes et confirmation de suppression.

Les copies de sauvegarde temporairement conservées sont isolées des usages courants et effacées selon leur cycle documenté. Une restauration ne doit pas réintroduire durablement des données supprimées.

PLANOHM fournit les informations nécessaires à la démonstration de conformité et permet les audits, y compris inspections, par le Client ou son auditeur tenu à confidentialité. Les modalités protègent les autres clients sans neutraliser le droit d'audit ou les pouvoirs de l'autorité.

Le RGPD et les règles impératives prévalent sur toute clause incompatible.

Identité et contacts des parties ; contact incident ; instructions et fonctions activées ; catégories et durées ; mesures de sécurité vérifiées ; prestataires, pays et transferts ; export, suppression, sauvegardes et audit.

Cette publication est un cadre de négociation. Elle ne déclare pas ces annexes remplies et ne remplace pas la conclusion de l'accord ni la vérification des pratiques.